Як створити корпоративну пошту зі своїм доменом.

Корпоративна електронна пошта – це e-mail сервіс Вашої компанії на який можна приймати і з якого можна відправляти електронні поштові повідомлення, обмінюватися вкладеними файлами. Головною відмінністю корпоративної пошти від приватної електронної пошти є те, що в адреси користувачів після символу “@” мають адресу Вашого корпоративного сайту, наприклад: office@site2b.com.ua

Навіщо потрібна корпоративна пошта бізнесу?

Дійсно, в XXI столітті безліч великих компаній, таких як Google, Яндекс, Bigmir, Ukr.net та інші пропонують на абсолютно безкоштовній основі свої поштові сервіси досить високої якості і з високим рівнем безпеки і СПАМ-фільтрами.

У кожного користувача інтернету є своя електронна скринька, тому при прийомі на роботу співробітника, можна запропонувати йому, щоб він його і використовував її для ділового листування. Але в такому випадку є ризик, що клієнти або підрядники будуть отримувати від імені Вашої компанії робочі листи від відправника: princess91@ukr.net або boss-tankov666@i.ua або ще більш дивних адрес.

При цьому навіть якщо адреса електронної пошти більш нейтральна (наприклад, m.ivanov@gmail.com), в діловому листуванні – це також небажано. Якщо необхідно написати якийсь гарантійний лист, то з адресою безкоштовного сервісу воно не буде сприйнято належним чином, не матиме жодної ваги. На відміну від ситуації, коли такий лист приходить з корпоративного адреси, де фігурує домен Вашого корпоративного сайту.

Але іміджеві втрати при використанні email адрес безкоштовних сервісів – це тільки частина проблеми. Друга її частина – це безпека і контроль.

При використанні особистих e-mail адрес:

• вся база контактів клієнтів і / або підрядників автоматично зберігається в контактах особистої пошти Вашого співробітника і “піде” з Вашої компанії разом з ним.
• контроль робочого листування буде ускладнений або взагалі неможливий.
• в разі хвороби або звільнення співробітника, передача комунікації з контрагентами також буде ускладнена або неможлива.

При використанні корпоративної пошти, власник домену має абсолютний контроль над усіма поштовими скриньками і може легко міняти до них доступи, переглядати листування.

Таким чином очевидно, що використання корпоративної пошти для ділового листування з контрагентами обов’язкове для будь-якого бізнесу.

Як зробити корпоративну пошту на домені компанії?

Для того щоб налаштувати корпоративну пошту на своєму домені, необхідно наступне:

• власне домен
• сервер на на якому буде зберігається вся переписка і працювати поштова програма
• поштова програма, через яку, власне, можна буде робити листування.

Існує, кілька способів:

• Власний сервер – це досить традиційний спосіб, який використовували компанії в і 00х і 10х роках. Це коли в офісі виділялася ціла кімната під назвою “Серверна” в якій розміщувалося дороге устаткування, а для управління цим обладнанням наймався окремий співробітник – системний адміністратор, завданням якого – забезпечення коректної роботи ввіреного сервера. Як видно з опису, спосіб досить дорогий, благо на сьогоднішній день є велика кількість альтернатив.
• Оренда хмарного сервера. Дана послуга – це, власне, оренда частини потужностей, описаного вище обладнання і частини робочого часу системних адміністраторів, за рахунок чого компанія може істотно економити. Для організації корпоративної пошти від власника домену потрібно тільки вибрати тарифний план компанії, що надає дану послугу і підключити домен до даного сервера через відповідні налаштування домену.
• Використання поштової програми на хостингу сайту. Досить часто хостинг-провайдери, що надають хостинг для корпоративних сайтів надають опцію пошти. Найчастіше це безкоштовно, але як правило обсяг дискового простору не великий, що не дозволяє зберігати листування, а поштові програми можуть бути досить застарілими. Таке рішення підходить для маленьких компаній від 1-5 чол.
• Сервіс Gmail. Так-так, Gmail пропонують послуги підключення домену свого сайту до їх поштових систем. На наш погляд це найоптимальніший варіант організації корпоративної пошти на своєму домені.

Google і Яндекс – це компанії з багатомільярдної капіталізацією, що дозволяє їм використовувати найпередовіші технології і наймати в свій штат кращих фахівців.

Що стосується Gmail, то умови надання їх сервісу – 5 доларів за один обліковий запис на місяць або 50 доларів в рік.

Одним з мінусів даного рішення є те, що ці компанії навіть не приховують, що індексують е-майл переписку своїх користувачів, в тому числі і корпоративних. Тому, якщо сфера вашого бізнесу пов’язана з супер секретними комерційними таємницями, то використання даних сервісів не бажано і для Вашої компанії підійде тільки 1-й варіант – власний корпоративний сервер.
У цій статті ми вирішили не вдаватися в технічні подробиці SMTP IMAP – серверів і MX-записів доменів (цієї інформації чимало в інтернеті), а розглянути просто можливі варіанти найбільш оптимальної організації корпоративної пошти.